Je herkent het vast wel, de vergadering moet beginnen, iedereen is stipt op tijd aanwezig, de koffie is klaar maar we kunnen nog niet beginnen. De juiste kabel is zoek, de laptop doet niet wat we verwachten, de juiste aansluiting is niet aanwezig en waar is de afstandsbediening gebleven? En dan hebben we het nog niet eens over de bediening van de beamer. Daarom zetten we in dit blog 4 onmisbare zaken voor je vergaderruimte op een rijtje zodat je jouw vergadering wél op tijd kunt laten beginnen.
Wat is het doel van de vergadering?
Voordat je de vergaderruimte gaat voorzien van tal van onmisbare zaken en een passende inrichting, is het zaak dat je eerst bepaald wat het doel is van de vergaderingen die je in deze ruimte zal gaan houden. Het doel bepaalt namelijk welke inrichting hier het beste bij past. Zo is een vergaderruimte met daarin een ovale vergadertafel aan te bevelen wanneer er informatie gedeeld moet worden. Een statafel met barkrukken heeft echter weer de voorkeur als het gaat om samenwerking en creativiteit. Wanneer er gevoelige onderwerpen besproken moeten worden, geniet een huiskameropstelling de voorkeur.
Beamer met projectiescherm of tv-monitor
Een kwalitatieve beamer en een projectiescherm of tv-monitor zijn onmisbaar om je vergaderonderwerpen visueel te maken. Je wilt er zeker van zijn dat de zaken of cijfers waarover gesproken wordt, goed zichtbaar zijn en dat een laptop of ander apparaat hier gemakkelijk op aangesloten kan worden. Zeker als er ook mensen via een videogesprek aan de vergadering deelnemer is dit van groot belang. Zorg er dus voor dat de vergaderruimte voorzien is van een goede beamer die tevens op de juiste hoogte aan de muur of het plafond gemonteerd is.
Een goede router is een must in een vergaderruimte
Goede Wifi is natuurlijk een absolute must in een vergaderruimte. Je wilt voorkomen dat, tijdens de vergadering, de verbinding met het internet wegvalt of dat maar de helft van de deelnemers de beschikking over goede wifi heeft. Met andere woorden, een goede router is dus onmisbaar in een vergaderruimte. Dit is namelijk het apparaat dat het signaal – eventueel draadloos – verdeelt naar verschillende computers of netwerkapparaten.
Goede tafels en stoelen
Fijne stoelen en tafels zijn zonder meer belangrijk tijdens een meeting. Zeker bij lange en intensieve vergaderingen wil je niet afgeleid worden door ongemakkelijke stoelen en tafels. Wist je dat je tegenwoordig ook staand kunt vergaderen? Staand vergaderen is niet alleen gezonder en sneller, maar stimuleert ook nog eens de creativiteit. Je kunt ook kiezen voor zit /sta tafels waardoor zitten en staan afgewisseld kan worden.
De catering
Last but not least is de catering één van de onmisbare zaken bij een vergadering. Het is belangrijk dat tijdens (langere) vergaderingen genoeg te eten en te drinken aanwezig is. Zorg dus dat er catering aanwezig is en dat het menu gevarieerd is. Houd hierbij rekening met mensen die vegetarisch zijn of bepaalde allergieën hebben, zodat ook zij gebruik kunnen maken van de catering.