Vergaderingen zijn goed om te houden omdat ze ons in staat stellen met elkaar te communiceren en informatie uit te wisselen. Ze helpen ons op koers te blijven en zorgen ervoor dat iedereen op één lijn zit. Vergaderingen helpen ook om relaties en vertrouwen op te bouwen. Het helpt ons communiceren, georganiseerd te blijven en relaties op te bouwen. Reden genoeg dus om alles uit je vergadering te halen. Als je deze vier tips volgt, kun je je volgende vergadering efficiënter en boeiender maken, en is de kans groter dat het gewenste resultaat wordt bereikt. Laten we beginnen!
#1 Maak een plan
Neem voordat je de vergaderzaal binnenstapt de tijd om na te denken over wat je wilt bereiken. Wat zijn je doelen voor de vergadering? Welke onderwerpen moeten besproken worden? Wie moet er aanwezig zijn? Een duidelijk plan helpt je om de vergadering op schema en doelgericht te houden. Een kick-off, jaarvergadering of presentatie organiseren? Je kunt hiervoor ook een externe vergaderruimte huren. Zo kun je een complete brainstorm middag organiseren en afsluiten met een welverdiende borrel!
#2 Houd het kort
De aandachtsspanne van de meeste mensen is vrij beperkt, dus is het belangrijk om je vergaderingen zo beknopt mogelijk te houden. Probeer, indien mogelijk, elke vergadering te beperken tot niet meer dan een uur. Zo blijft iedereen betrokken en gericht op de taak die voorligt. Mocht dit niet lukken, probeer dan regelmatig pauzes in te plannen om je team actief te houden. Je kunt ook de PowerPoint of sheets uitprinten, zodat ieder ook een fysiek exemplaar heeft liggen.
#3 Neem pauzes
Als je complexe onderwerpen gaat bespreken of langere tijd gaat brainstormen, is het belangrijk om elke 20 minuten of zo een pauze te nemen. Dit helpt iedereen fris te blijven. Pauzes geven mensen ook de kans om even afstand te nemen van het probleem en met een frisse blik terug te komen. Houd bijvoorbeeld een pauze met een lekkere lunch of kies voor een kleine activiteit of spelletje om iedereen even te laten ontspannen.
#4 Zorg voor een follow-up achteraf
Als de vergadering voorbij is, zorg dan voor een follow-up met iedereen die aanwezig was. Stuur notulen of actiepunten via e-mail, zodat iedereen op één lijn zit. En als je iemand een kopie van een presentatie of document hebt beloofd, stuur die dan zo snel mogelijk mee. Door deze vier tips te volgen, kun je je volgende vergadering succesvoller en productiever maken. Vergeet alleen niet een plan te maken, het kort te houden, pauzes te nemen en na afloop een follow-up te houden. Met een beetje voorbereiding wordt je volgende vergadering vast en zeker een succes!