Tijdig betalen blijft voor veel bedrijven een groot probleem. Niet voor niets heeft de Autoriteit Consument & Markt (ACM) recent een meldpunt voor achterstallige betalingen opgericht. Laattijdige betalingen kunnen namelijk bedrijven hun cashflow ontwrichten en zo op hun beurt ook die van hun klanten. Uiteindelijk kan zo zelfs de Nederlandse economie rake klappen krijgen. Toch kan je het een en ander doen om de risico’s te beperken.
# 1. Ken je klanten
Een van de eerste zaken die je moet doen, is je klanten en het risico dat met hen gepaard gaat, kennen. Bij eerdere onbetaalde facturen zal er wellicht automatisch een belletje rinkelen, maar bij nieuwe klanten heb je minder duidelijkheid. Daarom kan je maar beter een kredietwaardigheidscheck uitvoeren. Dat is ook wat bijvoorbeeld energieleveranciers doen wanneer ze nieuwe klanten aannemen. Een belangrijke informatiebron zijn de financiële gegevens die bij de Kamer van Koophandel zijn gedeponeerd en die tegen betaling verkrijgbaar zijn. Op basis hiervan kan je dan de noodzakelijke kengetallen bepalen. Uiteraard kan je zo’n kredietwaardigheidscheck ook uitbesteden.
# 2. Vraag een voorschot of een waarborg
Als de kredietwaardigheid van een klant vraagtekens oproept, moet je extra voorzichtig zijn. De eenvoudigste oplossing is door gewoon een voorschot te vragen. Zo’n voorschot kan bijvoorbeeld 10% van het factuurbedrag bedragen, maar kan ook oplopen tot de volledige factuurwaarde. Bij langlopende projecten kan er ook een waarborgsom worden gevraagd, maar ook enkele zekerheden behoren tot de mogelijkheden. Denk daarbij aan een eigendomsvoorbehoud, het pandrecht of het retentierecht.
# 3. Zorg voor goede algemene voorwaarden
Deze zekerheden en rechten waar we het eerder al over hadden, moeten worden afgesproken. Daarbij kan het belang van goede algemene voorwaarden niet worden onderschat. De algemene voorwaarden bevatten namelijk niet alleen afspraken over hoe de overeenkomst moet worden uitgevoerd, maar ook over hoe er wordt omgegaan met laattijdige betalingen of verbintenissen die niet worden nageleefd. Naast het inbouwen van zekerheden kan je ook boetebedingen in je algemene voorwaarden opnemen. Houd er wel rekening mee dat je niet helemaal vrij bent bij de redactie van algemene voorwaarden. Zeker ten aanzien van consumenten zijn er veel beperkingen. Laat je daarom bijstaan door een jurist.
# 4. Voer een uitgekiend debiteurenbeleid
Als er uiteindelijk toch betalingsproblemen opdoemen, is het belangrijk dat jij bij voorrang wordt betaald. Het is meestal degene die volhardt en voldoende snel reageert die als eerste wordt betaald. Daarom is het belangrijk om een goed debiteurenbeleid te ontwikkelen. Dit wil zeggen dat er voldoende snel herinneringstelefoontjes, brieven en aanmaningen volgen, zonder dat je daarbij de relatie met de klant moet verzieken. Het wil echter ook zeggen dat het dossier uiteindelijk naar een incassobureau gaat, want enkel zo geven crediteuren betekenis aan hun herinneringen en aanmaningen.
# 5. Sluit een kredietverzekering af
Na de zoveelste betalingsherinnering kan het zijn dat de betaling gewoon nooit meer zal gebeuren. Of misschien zal de klant wel failliet gaan. Daar valt niks meer aan te doen. Hiertegen kan je je wel beschermen met behulp van een kredietverzekering. Het valt namelijk nooit helemaal uit te sluiten dat een klant niet zal betalen. Met een kredietverzekering bescherm jij je tegen dit risico. Hierbij wordt een deel van de factuurwaarde verzekerd. Afhankelijk van de gekozen formule gaat het meestal om 60 tot 90% van de factuurwaarde. Houd er wel rekening mee dat er vaak ook dekkingsbeperkingen gelden. Zo geldt de dekking veelal niet wereldwijd, zijn er omzetbeperkingen en dergelijke meer. Hoe ruimer de kredietverzekering is, hoe hoger de premie zal zijn.