Veel ondernemers ervaren dat het bijhouden van salarisadministratie veel tijd kost en zoeken naar technische- en organisatorische mogelijkheden om dit traject te optimaliseren. In veel gevallen zijn deze mogelijkheden er zeker. Diverse onderzoeken hebben immers uitgewezen dat veel salaris- en personeelsadministraties op een verouderde manier werken. Genoeg redenen dus om 5 tips voor efficiënte salarisadministratie met je te delen. Zie jij mogelijkheden om jouw werkprocessen te optimaliseren?
1. Met regelmaat met een kritische blik naar de huidige werkprocessen kijken
Uit de praktijk blijkt dat veel bedrijven zijn vastgeroest in processen. Zij staan niet open om zichzelf een spiegel voor te houden en met een kritische blik te kijken naar de huidige werkprocessen. Hiermee doen deze bedrijven zichzelf te kort. In veel gevallen zijn er voldoende technische- en/of organisatorische mogelijkheden om de uitvoer van salarisadministratie te optimaliseren.
2. Openstaan voor veranderingen
Een angst om te veranderen vormt in veel gevallen een groot struikelblok voor bedrijven. Een beproefd concept wordt over het algemeen als veilig ervaren. Daarnaast wordt het doorvoeren van veranderingen ervaren als lastig, tijdrovend en zelfs als kostbaar als er kinderziektes moeten worden opgelost. Dit zal echter niet het geval zijn als het traject wordt uitgevoerd in kleine stappen waarin tussentijdse doelstellingen en evaluatiemomenten de basis vormen van de stappen die moeten worden gezet.
3. Algemene betrokkenheid creëren
Bij de wens met betrekking tot het efficiënter maken van de uitvoer van de salarisadministratie is het van belang om zoveel mogelijk mensen bij eventuele veranderingen te betrekken. Bij dit proces kan desgewenst gebruik worden gemaakt van de inzet van werkgroepen die zijn samengesteld uit alle lagen van een organisatie, dus zowel decision makers, de mensen die belast zijn met de daadwerkelijke uitvoer van de salarisadministratie als een vertegenwoordiging van de ICT afdeling. Een algemene betrokkenheid zorgt in veel gevallen voor een beter resultaat en een groter draagvlak bij de medewerkers die direct met dit bedrijfsproces te maken hebben.
4. Maak gebruik van externe expertise
Als de benodigde expertise niet “in huis is”, waarom dan zelf het wiel uitvinden als deze al uitgevonden is? Het is een prima optie om gebruik te maken van de expertise van organisaties die zich gespecialiseerd hebben in het optimaliseren van werkprocessen als de uitvoer van salarisadministratie. Daarnaast is het goed om een blik te werpen op de nieuwe technologische ontwikkelingen waarvan gebruik kan worden gemaakt. Dit is zeker van belang als standaardisatie in salarisadministratie niet mogelijk is en er geavanceerde technologische voorzieningen moeten worden ontwikkeld. Ook op dit vlak kan desgewenst gebruik worden gemaakt van IT expertise van buitenaf.
5. Salarisadministratie uitbesteden aan experts in vorm van payrolling
Het is voor veel bedrijven een prima investering om de complete salarisadministratie uit te besteden aan een organisatie die gespecialiseerd is in de uitvoer van deze diensten. dit wordt ook wel payrolling genoemd. Door het uitbesteden van deze salarisadministratie wordt een bedrijf volledig ontzorgd. In dat geval hoeven de mutaties immers alleen maar aangeleverd te worden en het aangesloten administratiekantoor zal zorgdragen voor een correcte en tijdige verwerking van de gegevens. Een kostenpost wordt hiermee een investering want op deze manier kunnen medewerkers worden vrijgemaakt voor andere taken. Daarnaast hoeft er geen investering gedaan te worden met betrekking tot het verdiepen in een complexe materie. Dit specialistische werk wordt immers uitgevoerd door experts uit de directe omgeving (bijvoorbeeld salarisadministratie Amsterdam of andere plaats) van het bedrijf. Op deze manier wordt een salarisadministratiekantoor het verlengstuk van je bedrijf en is het zorgdragen voor een efficiënte salarisadministratie geen vraagstuk meer.