Het organiseren van een evenement is niet niks. Het vergt serieuze organisatie skills die niet iedereen bezit. Voordat je eraan begint is het dus van levensbelang om bij jezelf na te gaan of je het aankunt. Nee? Zoek dan een collega die er wel geschikt voor is, dat scheelt veel bloed, zweet en tranen in de toekomst. Durf je het wel aan? Dan helpen de tips in dit artikel je verder om op een structurele manier geslaagde evenementen te organiseren.
Start
Om te beginnen is het heel belangrijk om je doelgroep vast te stellen. Wie wil je bereiken met het evenement en wie ga je dan ook uitnodigen? Je succes hangt af van het formuleren van de juiste doelgroep. Ten tweede stel je een communicatieplan op. Er valt zoveel te regelen dat je sterk moet zijn in hoe je communiceert en in hoe duidelijk je bent. Je hebt onder andere te maken met de locatie, catering, genodigden, sprekende partijen, de gemeente voor vergunningen, leveranciers, amusement, beveiliging, horeca, pers, sponsoren, etcetera.
Op de helft
Een derde tip is het vooraf bepalen van je budget. Hoe geslaagd je evenement ook is, als je ver over je budget gaat zal het bedrijf er toch niet blij mee zijn. Het is dan ook essentieel om je budget vooraf te bepalen en daarna pas te kijken naar wat er binnen dat budget allemaal tot de mogelijkheden behoort. Een vierde tip is het tijdig vaststellen van je programma. Je kan er namelijk niet onderuit dat mensen gaan afzeggen of dat sprekers niet kunnen. Als je ver van tevoren je programma vaststelt kan je er nog het nodige aan veranderen.
Afronding
Tip vijf is het bijhouden van alles wat je regelt. Dit noemen ze ook wel een draaiboek. Door een gedetailleerd verslag bij te houden is het makkelijk om de informatie er even bij te pakken als je het nodig hebt of als je dingen niet mag vergeten. Daarnaast is het bijhouden van een draaiboek ook handig om na afloop het evenement te evalueren. Evaluatie is tip zes. Als er nog meer evenementen gaan komen is het goed om in het draaiboek aantekeningen te maken over alle successen en dingen die beter kunnen. Oftewel: jong geleerd is oud gedaan.