Stel je hebt je eigen bedrijf en klanten betalen je facturen niet. Hoe ga je daar dan mee om? In het begin hebben veel ondernemers er moeite mee om klanten te vragen om de factuur te betalen. Maar jij hebt er voor gewerkt, dus je hebt recht op dat geld. Je zou eens kunnen denken aan een betalingsherinnering. We leggen je graag meer uit over hoe dat in zijn werk gaat. Dit kan bijvoorbeeld door een voorbeeld betalingsherinnering te gebruiken en dan hier en daar wat aan te passen.
Vriendelijk blijven
Bij een betalingsherinnering gaat het er om dat je je klant op een vriendelijke manier er op gaat attenderen dat zij nog een factuur bij je open hebben staan. Misschien is een klant vergeten te betalen, of vergeten dat het bedrag nog open stond. Door een herinnering te sturen, laat je het je klant op een vriendelijke manier weten, een vriendelijke herinnering om het bedrag te betalen.
Hoe stel je de betalingsherinnering op?
Er bestaan geen wettelijke verplichtingen of eisen om een betalingsherinnering te versturen. Je bepaalt dus helemaal zelf hoe deze er voor jou uit komt te zien. Maar wat zet je er zoal in? Het is in ieder geval fijn om een aantal gegevens er in te vermelden zoals het factuurnummer waar het over gaat, de verstreken factuurdatum (soms noem je dat ook wel vervaldatum), het bedrag wat er betaald moet worden, klant en ordernummer (wanneer van toepassing) en de termijn voor de klant om het openstaande bedrag te betalen.
Als je de betalingsherinnering op hebt gesteld dan kun je weer een stap verder gaan. Verstuur je deze per post of per e-mail? Beide opties zijn rechtsgeldig. Mail heeft bij de meeste mensen de voorkeur, omdat het sneller is. Vaak is het ook zo dat iemand binnen een bedrijf de administratie doet, dan kan het zo door worden gestuurd en ook sneller in orde worden gemaakt.
Aandachtspunten betalingsherinnering
Nog een paar aandachtspunten om een betalingsherinnering op te stellen:
- Je zou voor jezelf een format kunnen maken, een voorbeeld betalingsherinnering. Deze kun je dan iedere keer gebruiken wanneer dat je er eentje moet sturen.
- Voeg geen extra kosten toe aan het sturen van een betalingsherinnering. Je wil namelijk klanten op een vriendelijke manier er op wijzen dat er nog een bedrag openstaat. Als je wel extra kosten gaat rekenen dan kan dat ten koste gaan van de zakenrelatie en dat zou zonde zijn!
- Voeg je facturen toe als bijlage bij de betalingsherinnering. Zo kan een klant direct zien over welke factuur het gaat en dan over gaan tot actie.
- Geef een korte betalingstermijn aan, bijvoorbeeld 5, 7 of 10 dagen, zodat je ook snel over het geld beschikt waar je recht op hebt.
- Verstuur de betalingsherinneringen ook op tijd, bijvoorbeeld 2 tot 5 dagen nadat de betalingstermijn is verstreken. Zo voorkom je dat het op blijft lopen. Je houdt op deze manier ook je administratie netjes op orde en het is geld waar je recht op hebt!